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Cómo escalar con éxito la automatización de tu negocio en 4 pasos sencillos

La automatización de software, llamada RPA (sigla en inglés por Robotic Process Automation), se puede describir como un viaje, y cada organización, sin importar cuán grande o pequeña sea, necesita encontrar su propio camino, ritmo y los hitos correctos para tener éxito.

Después de revisar las experiencias múltiples de muchos clientes, considero que el crecimiento y escalamiento ocurre principalmente en cuatro fases. Es importante cubrir cada paso del programa de automatización de forma de aprovechar al máximo toda la inversión realizada en el proyecto. La rapidez con que una organización pasa por cada fase depende de una serie de factores, en términos de experiencia y madurez tecnológica.

Paso 1: fase de exploración

La organización se da cuenta de que muchas empresas en su industria invierten en tecnologías de automatización y no quieren perderse la oportunidad. Comienzan a implementar uno o dos bots de software, en algunos casos de uso para finanzas y recursos humanos. Sin embargo, no tienen claro los alcances generales con esta tecnología, por lo que buscan la ayuda de sus pares y proveedores.

Este es el momento de explorar las posibilidades. Un buen comienzo es centrarse en casos de uso representativos que pueden significar una inversión inicial menor, pero que tendrán un impacto mucho mayor.

Es muy probable que tenga un equipo pequeño que aún esté aprendiendo la tecnología y las mejores formas de aprovechar sus capacidades. Pídales que comiencen con casos de uso simples y que se pueden automatizar con RPA para procesos basados en reglas de negocio claras.

Por ejemplo, con la extracción de información de hojas de cálculo a una base de datos. La clave es centrarse en casos de uso que generen un impacto en la organización y que no necesariamente necesitan habilidades avanzadas o gran complejidad.

Herramientas como los asistentes digitales dentro del ámbito RPA permiten que la automatización sea rápida y fácil de usar.

Paso 2: fase de evangelización

Sucede cuando el equipo de desarrollo de automatización genera la conciencia en toda la empresa sobre las posibilidades de mejoras con esta tecnología; y cuando se incorporan nuevos aspectos asociados a herramientas y metodologías.

Por ejemplo, la creación de un centro de excelencia y la identificación de los lideres o campeones de automatización.

El líder de automatización entiende entonces lo que puede ofrecer. Ahora el desafío es ir a otras áreas dentro de la empresa con este mensaje: “evangelizar la automatización en todo el negocio y compartir la experiencia con otras áreas de negocio”.

En este momento es importante crear un grupo centralizado que supervisa la implementación de RPA en toda la empresa, porque ofrece la oportunidad de hablar y compartir lo que se ha construido y cómo la automatización puede ayudar a otros departamentos o grupos. Se trata de generar entusiasmo y conciencia.

La automatización es una tecnología que no puedes verla y tocarla. Eso es una desventaja muchas veces a la hora de convencer a los usuarios de cómo ésta puede ayudar a aumentar la eficiencia en el trabajo diario.

Herramientas como los asistentes digitales dentro del ámbito RPA permiten que la automatización sea rápida y fácil de usar, y libera a los empleados de tareas repetitivas, y aumenta así con ello la productividad y la satisfacción personal en el trabajo.

La clave es centrarse en casos de uso que generen un impacto en la organización.

Paso 3: escalar y masificar la automatización

Es cuando el centro de excelencia comienza a madurar y, a partir de un modelo de gobierno establecido, se expande el programa de RPA. En este momento existe una alta probabilidad de que la demanda por automatización comience a exceder la capacidad de producción de bots que posee la organización.

Debemos considerar que en este modelo los usuarios de negocio, aunque tengan poca experiencia en codificación, pueden crear aplicaciones, guiados por equipos expertos y con tecnología ya probada.

Otro enfoque para aumentar la capacidad es recurrir a la experiencia de los proveedores o socios con servicios de automatización.

Ambos enfoques, o una combinación de ellos, pueden lograr el objetivo de que más personas creen automatizaciones.

En algún momento las organizaciones se topan con una pared: su “funnel” de iniciativas termina con pocas ideas y proyectos de automatización. Ahí es cuando las herramientas de descubrimiento de procesos automatizados resultan útiles para desbloquear casos de uso adicionales.

En esta fase, las empresas ya escalan su automatización a áreas no consideradas en forma previa pero que al integrarlas pueden hacer que su organización sea aún más eficiente, productiva y, por qué no decirlo, un mejor lugar para trabajar.

Carlos Aguiar.

Paso 4: automatización inteligente

Es la fase que combina el poder de tecnologías adicionales, como la inteligencia artificial, el aprendizaje y la visión computarizada, entre otras. En esta fase, los casos de uso sencillos ya han sido automatizados y es momento de pasar a automatizar los procesos más complejos, los cuales requieren de inteligencia adicional para la toma de decisiones sin intervención de un humano.

No existe un único enfoque para su iniciativa de automatización. La clave es entender el viaje y estar preparado.

Director de Automation Anywhere para Sudamérica, Centroamérica y el Caribe.

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